Diffusion massive par courrier électronique

Beaucoup d'établissements ont adopté des politiques bien définies au sujet de la diffusion massive par courrier électronique afin d'éviter les pourriels. Si vous ne connaissez pas les règles de votre établissement à ce sujet, consultez vos services de TI. Votre établissement peut exiger que vous demandiez l'autorisation du Bureau du registraire, des RH, d'un VP ou de l'équivalent.

Sources des données pour le courrier électronique

Utiliser une source de données qui contient des renseignements relativement à jour, c.-à-d. l'adresse électronique et les données démographiques qui seront nécessaires pour choisir l'échantillon représentatif souhaité (si vous utilisez la méthode d'échantillonnage pour le choix des participants au sondage). La base de données des usagers de la bibliothèque peut être une source de données fiable si, comme dans le cas de Queen's, elle est mise à jour fréquemment et contient le nom de tous les étudiants inscrits et des employés actuels. Les données proviennent habituellement de deux sources : le registraire (pour les données sur les étudiants) et les ressources humaines (pour les données sur le personnel enseignant et les employés).

Méthodes de diffusion massive par courrier électronique

Si votre établissement a un logiciel de diffusion massive par courrier électronique, vous pouvez charger la liste des répondants éventuels et envoyer vos invitations, annonces et rappels par ce moyen. Il existe une autre méthode peut-être plus facile, soit d'établir une liste d'envoi contrôlée par l'intermédiaire du système de liste de diffusion de votre établissement. Si vous utilisez cette méthode, il serait prudent de configurer la liste pour qu'elle soit une liste d'« annonce ». Les répondants individuels peuvent être dirigés vers une adresse de courrier électronique s'ils veulent répondre à vos messages sur LibQUAL™, ce qui évite une mauvaise utilisation intentionnelle ou accidentelle possible de la liste d'envoi.

Nombre de messages

Les gens de votre milieu reçoivent probablement de très nombreux courriels électroniques et les messages non sollicités sont probablement les plus irritants. La difficulté à surmonter pour obtenir un taux de réponse élevé est d'attirer l'attention des répondants et de les convaincre de répondre au sondage sans les rebuter. Il est d'autant plus difficile d'y arriver compte tenu de l'importance de la répétition. Selon l'expérience passée, il y a manifestement une forte augmentation du nombre de répondants lorsqu'on envoie un rappel aux participants éventuels. Toutefois, cette remontée diminue progressivement avec chaque rappel à mesure qu'augmente le nombre de plaintes de la part d'utilisateurs irrités.

Je vous suggérerais deux rappels au plus, sur une semaine ou deux. Encore une fois, renseignez-vous sur la politique de votre établissement au sujet de la diffusion massive de courriels.

Teneur des messages

Les messages doivent être le plus bref possible. Si votre comité d'éthique de la recherche exige un long message décrivant le sondage et les risques possibles pour le répondant, essayez d'envoyer ces renseignements dans le cadre d'une « annonce préalable » de sorte que le lien vers le sondage et le message principal ne soit pas égaré. L'invitation comme telle à participer doit contenir l'hyperlien du sondage en haut du message, quelques phrases importantes au sujet de l'objet du sondage, des liens pour plus de renseignements, des questions et des commentaires. Essayez de prévoir les commentaires qui sont sous la forme de plaintes dans votre brève description, parce que le sondage est confidentiel.